2024年、カレンダーアプリの数はかつてないほど増えている。マーケティングキャンペーンを見ると、どれもあなたの生産性向上に欠かせないもののように聞こえる。しかし、どのカレンダーアプリが実際に毎日の仕事をより多くこなすのに役立ち、既存のカレンダー設定よりも優れているのだろうか？
ほとんどの人にとって、Googleカレンダー、Outlookカレンダー、アップルカレンダーといったデフォルトのシステムカレンダーで十分だろう。しかし、市販されている新しいカレンダー・アプリは、スケジュール管理から調整、タスク管理まで、さまざまなことを手助けしてくれる。この広大なツールの世界を案内し、あなたの超整理されたスケジュールがどのように見えるかを見てみよう。
数えきれないほどのカレンダーアプリ
ここでは、膨大な数のカレンダーツールを4つのカテゴリーに分類して見ていこう：
- リマインダーに特化したカレンダーリマインダーに特化したカレンダー：頻繁にたくさんのミーティングを予定に入れている人や、複数のカレンダーを使い分けている人向け。例えば、TimeOSやBeamsなど。
- スケジューリングツール：多くのミーティングを企画したり、世界中の複数の人と調整したりするユーザー向け。例えば、Calendly、Cal.com、SavvyCalなど。
- タスク管理カレンダー：在宅勤務やハイブリッドな仕事をする人向け。このカテゴリーのアプリは、プライベートと仕事の両方を管理するために設計されている。例えば、Notion Calendar、Amie、Rise、Routine、Sunsama、Vimcal、Daybridgeなど。
- AIを活用した機能とおまけ今後のカレンダーイベントに関する情報に素早くアクセスしたい人や、一日のスケジュールを組み立てる手助けが必要な人向け。例えば、Reclaim、Clara、Trevorなどがある。
職場のチームでは社内のツールやカレンダーを会議に使っているかもしれないが、これらのサードパーティ製アプリの中には、仕事用のツールと統合できれば、個人的に役立つものもある。
Outlook CalendarやGoogle Calendarのようなネイティブのカレンダーアプリも、空き時間の共有、位置情報の共有、有料アポイントメントの予約といった機能で追いついてきた。しかし、これらのアプリは非常に多くの機能を備えているため、それらを見つけるのは難しいかもしれない。
これらのサードパーティ製アプリは、Google、Outlook、またはAppleカレンダーと統合されていることを覚えておくことが重要です。そのため、複数のカレンダーアプリを使い分けている場合でも、デフォルトのカレンダーアプリからスケジュールを確認することができます。ヒント：Googleカレンダーに月の満ち欠けを表示させる方法はこちら。
PSA - カレンダーアプリの無料版で十分です。
ほとんどの人は、これらの新しいカレンダーアプリの無料版で必要なすべてのスケジュール機能を見つけるでしょう。
ですから、カレンダーツールにお金を払うことに決めたら、会議の書き起こしやメモの要約など、そのコストを本当に正当化できるような追加機能を探しましょう。超強力なリマインダー
ほとんどのカレンダーアプリは、デフォルトで次のミーティングを通知してくれる。携帯電話が近くになかったり、通知を完全にミュートにしていたりして、特定のミーティングを忘れてしまう人はいまだに多い。
そんな時に便利なのが、TimeOSというブラウザの拡張機能だ。ブラウザで新しいタブを開くと、次の会議に関する情報が表示されるので、脳が常にリマインダーになるようなものだ。
TimeOSには自動参加機能もあり、これを有効にすれば、人の干渉なしにビデオ会議のリンクが確実に開きます。
Macユーザーなら、メニューバーにあるBeamsというツールを使って、次の会議についてアラートを出すこともできる。クリックするだけで、現在と次の日のスケジュールを確認することもできます。
リマインダーが唯一の方法で約束の時間に間に合うなら、タスクマネージャーアプリAny.doは一見の価値があります。月額5ドルで、WhatsAppと位置情報ベースのリマインダーを利用できる。
ヒント：Windowsでカレンダーアプリが表示されないのを直す方法はこちら。
スケジュールと空き時間
ほぼ全てのカレンダーアプリでイベントを追加することができますが、スケジュールツールでは他の人と時間帯を共有することができます。このツールは、適切な時間帯を交渉するために連絡先とメールでやり取りする時間を節約することができます。
ミーティングの可能な時間を連絡する必要がある場合、Calendlyはそれを簡単に行える最も人気のあるツールの1つです。
無料版では、毎日の勤務時間を指定し、15分、30分、60分のミーティングなど、イベントの種類を1つ設定できます。誰とでもリンクを共有することができ、相手はあなたに尋ねることなく時間帯を予約することができます。彼らはあなたのスケジュールの空いている時間を見て、前後することなくスロットを予約します。特定の日の勤務時間をカスタマイズするオプションもあります。
より多くのイベントタイプ（会議のカスタムタイミングの指定、複数のカレンダーの接続、通知の設定など）を利用するには、月額10ドルからの有料プランを選ぶ必要がある。
iOSで無料で利用できるVimcalは、サイドバーでタイムゾーンを積み重ねることができる。これによって、世界時計を見て、地球上の他の場所にいるあなたとあなたの連絡先にとってのベストタイムを計算する手間が省ける。
新しく登場したNotion Calendarは、Cron Calednarの改良版で、1つの画面で複数のタイムゾーンを見ることができる。
さらに、個人用カレンダーと仕事用カレンダーのコンフリクトを処理し、忙しいとマークした時間帯を自動的にブロックしてくれる。
さらに、Vimcal、Notion Calendar、TimeOSでは、日付をまたいでタイムスロットをドラッグすることで、空き時間を共有できる。これは、スプレッドシートの複数の列セルを選択するようなものだ。その仕組みは、簡単なビデオで見ることができる。
これは、勤務時間が決まっておらず、特定のミーティングのために特定の時間帯を共有したい場合に便利だ。木曜日は午後3時から6時、金曜日は午前10時から11時までなら電話できます」と言うのと同じことだ。
ミーティングに最適な時間帯を決める
毎週3時間、30分のミーティングを定期的に行うことに合意しているが、正確なタイミングは柔軟に決めたい。そのような場合は、投票するのが一番です。
Doodleは、ミーティングのタイミング案を投票できる便利なツールで、適切な時間帯に合意してもらうために複数の人の間を行ったり来たりする必要がなくなります。 また、無料版では1対1のミーティング用にCalendlyのようなリンクを作成でき、グループ投票も無制限に作成できる。
これとは別に、TimeOSではミーティングの時間帯を決めるためのグループ投票も作成できる。
ソーシャルカレンダーを目指すDaybrigeでは、簡単にイベントリンクを作成し、友人と共有することができます。
タスク管理
あなたのスケジュールは会議だけではないでしょう。食料品を買ったり、食事の下ごしらえをしたり、洗濯をしたりするために、特定の時間のリマインダーが必要でしょう。ありがたいことに、そのためのアプリがあります。
多くのハイブリッドアプリでは、会議のスケジュールを見ながら、日々のタスクや長期的な計画まで書き留めることができる。 このようなタスク管理に特化したアプリは、各タスクに一定の時間を割り当てることもできるので、ToDoリストや会議を見ても圧倒されることはない。Routineはそのようなアプリの1つで、ウェブ、iOS、macOSで利用可能で、Androidでの発売も予定されている。
特定の時間枠を持つイベントを中心に作られた他のアプリとは異なり、Routineはタスクを第一市民のように扱う。インターフェイスは、特定の日時にタスクを割り当てる前に、まず簡単にタスクを書き留めることができる。
定期的なタスクにも最適だ。さらに、今日の会議やタスクを表示するシンプルな「アジェンダ」ビューもある。 しかし、Routineはこのカテゴリーでは競合が多い。前述のAny.doは、ToDoとカレンダーを組み合わせたものだ。また、最近ウェイティングリストを廃止し、連絡先があなたと時間を予約するためのパーソナライズされたリンクなど、より優れたスケジュール管理ツールを提供するAmieもある。有料プランのみを提供するSunsamaは、タスクに費やす時間を定義してもらうことで、意識的なプランニングを手助けしてくれる。このアプリはまた、完了マークを付けると、その日に別のタスクにどれだけの時間を費やしたかを表示し、1日のまとめやシャットダウンの概要を書くよう促してくれる。
Daybridgeは「集中」、「計画」、「リラックス」といった複数のビューを提供し、個人と仕事のレンズを通してスケジュールを見るのに役立つ。さらに、タスクを書き出す際に、エンターテイメント、ソーシャル、フィットネス、パーソナルケアなどのタグを割り当てることで、タスクを簡単に分類することができる。このアイデアは、AIを介さずにビューとトグルを提供することで、さまざまな種類のタスクに最適な時間を見つけられるようにすることだ。
ヒント：自分のカレンダーアプリをセルフホストしたいなら、Baikalをチェックしよう。
AIはあなたのスケジュールを管理できますか？
最近のカレンダーアプリは、主にあなたのために時間を最適化するためにAIの技術を応用している：時間帯を提案したり、毎日十分なダウンタイムを確保できるように自動的にスケジュールを作成したり。
例えば、VimcalのAIボットは、あなたが適切な時間を自動的に見つけるのを助けてくれる。相手のCalendlyのリンク（またはその他の空き状況）を投稿すると、Vimcalが自動的にお互いがミーティング可能な時間帯をハイライトしてくれる。さらに、「明日の午後3時から5時（東部標準時）の間なら空いています」というようなメールの文章を貼り付けて、AIに枠を探させることもできます。 AIはあなたの代わりに時間帯を決めることはできません。AIはあなたのためにベストなタイミングを見つけ、テキストやリンクを解析して手動でスロットを探す手間を省いてくれます。
また、Vimcalには、会議出席者のEメールドメインから、その会社の概要を教えてくれる便利な機能もあります。
さらに、多くのアプリでは、ダウンタイムやフィットネス・ルーティンの好みを定義することができ、AIがあなたの個人的な活動に合わせてスケジュールを動かしてくれる。
Reclaim AIにはHabits（習慣）と呼ばれる機能があり、毎日のルーチンに組み込みたい反復タスクや習慣を適応させる。新年の抱負と同じように、人は習慣を構築するタスクをしばらくすると忘れてしまいがちだ。そこでReclaimは、そのような習慣をカレンダーに入れ、見逃さないようにスケジュールをスマートに動かしてくれる。
無料版では3つの習慣を定義することができ、ライティング、顧客調査、午後のキャッチアップなど、すぐに始められるテンプレートがいくつか用意されている。これらのテンプレートは、オンボーディング時に選択した役割に基づいている。
Trevor AIは自動スケジューリングは行いませんが、タスクに最適な時間帯を提案してくれます。
以前紹介したTimeOSを覚えているだろうか？TimeOSを使えば、会議中にメモを取り、後で参照することができる。つまり、AIアシスタントに過去の会議に関する情報を要約してもらうことで、カレンダー表示から直接会議の準備ができるのだ。
ヒント： 毎日のワークフローを効率化したいなら、メールや生産性向上アプリの便利な自動化を試してみよう。
カレンダーアプリにお金を払うべきか？
何が「最高のカレンダーアプリ」なのか、直接的な答えはありませんが、お金を払うべきかどうかを判断する方法はあります。多くのカレンダーアプリはお互いに似たような機能を持っているかもしれませんが、あるアプリのインターフェイスや使いやすさ、トグルが他のアプリよりも気に入っているかもしれません。
有料版について考える良い方法は、カレンダーツールを試した後、それが時間の節約になったか、生活をよりよく整理するのに役立ったかを自問することだ。AkiflowやSunsamaのようなアプリが有料なのは、スケジュール管理からタスク管理、習慣化まで幅広い機能を提供しているからだ。つまり、複数のアプリを使うのではなく、生活のさまざまな部分を1つの傘下に収めたいのであれば、それは素晴らしい方法であり、お金を払う価値があるかもしれない。
有料機能に関しては、評価しやすいものもある。例えば、ワークフローに定期的なタスクや複数のカレンダーがある場合、それらをサポートするアプリにお金を払うのは理にかなっている。
まとめ
生産性向上アプリを常に試している者として、私は頻繁に製品間を移行している。Vimcalは、タイムゾーンをまたぐ人とのミーティングに適した時間を簡単に見つけることができるので、現在、私のアベイラビリティを共有するためのお気に入りのツールだ。
一方、RoutineはToDoとカレンダーを統合するための私の武器だ。毎日のアジェンダ表示は、重要なメールを送ったり、特定のトピックを調べたりといったタスクを簡単に入れるのに役立っている。 しかし、Amieは現在ウェイティングリストなしで一般公開されており、電子メールとの統合が組み込まれているため、電子メールをドラッグしてカレンダーのタスクとしてスケジュールすることができる。
