招待状として
単にGoogleドキュメントを閲覧するための招待状を送りたい場合。
- 右上にある青い「共有」ボタンをクリックします。
2. 人とグループで共有」ダイアログで、共有したい人のメールを入力します。連絡先に登録されている場合は、名前経由でも可能です。
-
- 電子メールアドレスをクリックするか、電子メールアドレスのテキストボックスの下に2回表示されるまで、電子メールアドレスにカーソルを合わせます。
-
- 2番目のメールアドレスをクリックすると、メッセージ欄など、さらに多くのオプションが表示されます。
 3. メッセージを追加し、メールアドレスの横にあるアクセス許可のドロップダウンメニューをクリックして、アクセス許可レベルを選択します。 4. 4.変更が完了したら、「送信」をクリックします。
リンクとして
メール内にリンクを貼りたい場合、Googleドキュメントに直接リンクして読んでもらうことができます。リンクを貼るには、右上のプロフィール写真の横にある青い「共有」ボタンをクリックします。今回は、「リンクを取得」の部分を使います。
デフォルトでは、Googleドキュメントは、人々があなたのドキュメントを見ることができるリンクを提供します。これは「制限付き」に設定されているため、上記の手順でGoogleドキュメントを共有する必要があります。これは、このリンクにアクセスする可能性のある他の人がドキュメントにアクセスするのを防ぐのに役立ちます。この設定で問題ない場合は、“リンクをコピー “をクリックします。
リンクを開くことができる人とそのアクセスレベルを変更したい場合は、“制限付き” のすぐ下にある “リンクを持つ人に変更” をクリックします。そして、アクセスレベルを調整します。完了したら「リンクをコピー」をクリックします。
メールの中でリンクをプロフェッショナルに見せるには、テキスト内にリンクを埋め込むとより自然な流れになります。
添付ファイルとして
メールにドキュメントのコピーを添付したい場合は、Googleドキュメントから直接行うことができます。あなたがから電子メールを送信したいのと同じアカウントでGoogle Docsにログインしている場合は、何もダウンロードする必要はありません - ちょうどすぐにそれを送信してください。
これを行うには、 “ファイル “をクリックし、 “電子メール”。“このファイルを電子メールで送信する “を選択します。
と入力します。
メールの件名と本文を入力するように求めるウィンドウが表示されます。これは、Google ドキュメントが、あなたがログインしている Google アカウントから送信したいのだと仮定しているためです。
Googleドキュメントを添付ファイルとしてメール送信する方法を選択する場合、いくつかの形式が利用可能です。メールウィンドウの下部にある「PDF」ドロップダウンボックスをクリックし、送信方法を選択します。
完了後、「送信」をクリックすると、Googleドキュメントが自動的にリストアップしたメールにドキュメントを添付して送信します。
メール本文の中で
同様に、記事全体をメール本文に添付して送信したい場合にも、Googleドキュメントを利用することができます。添付ファイルとしてメールを送るのと同じ手順で行います。ただし、「Don’t attach. メッセージ欄の下にある「メールにコンテンツを含める」チェックボックスをオンにします。ここでも、現在ログインしているアカウントからメールを送信することが前提となっています。
よくある質問
Google Docsのファイルを添付するときに「送信」を押せないのはなぜですか？
Google Docsのファイルをメールに添付して送信する場合、受信者のメールアドレスとメッセージ本文を入力するまで送信ボタンは有効になりません。
送信ボタンを押しても送信できない場合は、有効な Google メール アドレスを使用していることを確認してください。Googleアカウントはほぼすべてのメールアドレスを使用して登録できますが、Googleドキュメントから直接メールを送信するには、Gmailアカウント、またはGoogle Workspaceのメールアドレスが必要です。 例えば、私は「yahoo.com」のメールアドレスの下にGoogleアカウントを持っています。このメールアカウントでログインしたままでは、メールの添付ファイルを送信することができません。代わりに “gmail.com “アドレスを使用しなければなりません。別のフォーマットで送信すると、ドキュメントのフォーマットが失われることはありますか？
全体的に、Googleドキュメントは、ドキュメントをリストされたフォーマットに変換するのに適しています。しかし、特にGoogle DocsからMicrosoft Wordに変換する場合、書式が失われる可能性が常にあります。ダウンロードする際にGoogleドキュメントをMicrosoft Wordドキュメントに変換する際も同様です。
Google Docをフォーマット上の問題なくメールで送信する最善の方法を探しているなら、PDFを選ぶとよいでしょう。受信者はファイルを編集することはできませんが、印刷したときとまったく同じように見えるはずです。 書式の問題が心配な場合は、まず自分自身や別のメールアドレスにファイルを送信して、見た目を確認してください。Google ドキュメントへのアクセスを削除したり、一度追加したアクセス権を変更することはできますか？
はい。リンクを他のユーザーと共有している場合は、右上の「共有」オプションを開いてください。そのユーザーの名前またはメールアドレスの横にあるドロップダウンボックスをクリックすると、個々のユーザーのアクセス権を変更したり、アクセス権を削除したりすることができます。
リンクを取得」オプションを使用して他のユーザーとリンクを共有した場合、それが「制限付き」に設定されていることを確認してください。その後、追加されたユーザーを削除することができます。追加されたユーザーがいない場合、リンクを持っている人は、もはやファイルにアクセスすることはできません。 画像引用元：Google Docs app on s8 screen in a pocket of a blue jeans by 123RF